it 
Esiste una guida per scrivere le mail con facilità, sicurezza ed efficacia?
Quando nel 1871 Antonio Meucci depositò il brevetto del telefono forse non immaginava quanto successo avrebbe avuto la sua invenzione. Avere la possibilità di comunicare in maniere sincrona con chi era distante fu una vera rivoluzione. Dopo più di un secolo la sua invenzione ha ridotto di tantissimo l’utilizzo della comunicazione scritta, piuttosto che prendere carta, penna e francobollo in tanti hanno preferito comporre un numero di telefono.
Eppure ci sono tante situazioni in cui la comunicazione scritta resta il canale più adatto: la mail è uno strumento fondamentale soprattutto nel contesto aziendale.
Ogni minuto in tutto il mondo, secondo una ricerca di Cefriel1, vengono scambiate 187 milioni di mail, per darvi l’idea del numero, basti pensare che i messaggi WhatsApp sono solo un quarto: 38 milioni.
Che il flusso di mail fosse enorme l’avevamo intuito dalle nostre caselle mail stracolme; pensaci, hai mai fatto caso a quante mail ricevi ogni giorno? Quante sono ben scritte? Quante poco chiare? Quante hanno generato un poco efficiente botta e risposta?
Migliorare l’efficacia della mail ci aiuta a gestire meglio il lavoro, scrivere mail di qualità significa focalizzare bene l’obiettivo e ciò che si vuole ottenere da quell’invio, risparmiando tempo ed inutile stress.
Durante un percorso formativo proposto ad un’azienda, abbiamo sentito la necessità di mettere a terra i segreti e le strategie individuate da chi lavora tutti giorni sulle mail, inviate al cliente esterno, al superiore o al collaboratore.
Sono tanti gli errori che spesso abbiamo rilevato: l’oggetto non “parlante” o troppo lungo, le mail senza saluto in apertura e in chiusura, l’utilizzo di frasi formulate in negativo, il corpo del testo senza un layout che ne facilita la lettura, la mancanza di obiettivo (cosa voglio ottenere con l’invio di questa mail?) o di sintesi per i testi più lunghi in cui è necessario ricapitolare per essere maggiormente efficaci.
Abbiamo creato un Ebook dal titolo “MAI(L) DIRE MAIL” perché fosse una guida per scrivere le mail con facilità, sicurezza ed efficacia.
Ci abbiamo messo gli esempi raccolti nelle nostre esperienze formative, soprattutto gli esempi tragici con tanti errori, così da poterli analizzare per poter ricostruire una mail che fosse funzionale, efficace e piacevole da leggere.
Con l’Ebook farai un viaggio attraverso lo strumento mail, partendo dalle differenze con la comunicazione vis à vis, la struttura ideale, i trucchi e gli strumenti per rendere una mail una freccia che colpisce in pieno il bersaglio.
Abbiamo sviscerato e analizzato lo strumento mail in tutte le sue parti dalla scelta accurata dei destinatari fino alla firma e alle informazioni che deve contenere, tante informazioni che ti saranno davvero utili.
Abbiamo anche dedicato una riflessione sull’importanza per le aziende di essere coerenti tra gli strumenti di comunicazione scritta, ogni volta che un impiegato manda una mail sta, in qualche modo, portando all’esterno l’immagine della sua azienda. La stessa immagine per cui ha investito tanti soldi in marketing e pubblicità.
In chiusura uno strumento da avere sempre sotto mano: un’utile check list che ti aiuterà a comprendere se hai scritto una mail che sappia fare la differenza, che si sappia distinguere dai 187 milioni di mail che ogni giorno qualcuno invia.
Il nostro Ebook può essere un buono stimolo ad un percorso formativo dedicato alla scrittura delle mail, se vuoi avere maggiori approfondimenti ci puoi contattare naturalmente con una mail, scrivila pure come ti pare, per questa volta non useremo la matita rossa 😊
1 https://tg24.sky.it/tecnologia/2019/02/14/dati-cefriel-internet-mail-whatsapp
Per leggere gli altri articoli della newsletter di Aprile:
- http://risorsecallcenter.com/it/blog/67-master-customer-operations
- http://risorsecallcenter.com/it/blog/73-digital-learning-e-contact-center